O que é gerenciamento de tempo?

O gerenciamento do tempo nada mais é do que gerir as horas de trabalho e como elas se voltam às atividades. Considere que um trabalhador tenha que reunir dados, gerar relatórios, participar de reuniões e apresentar soluções para um problema. Todas estas 4 obrigações devem, então, caber dentro da sua jornada. Não necessariamente elas ocorrerão todas, todos os dias. Assim, é preciso saber distribuí-las de modo que nenhuma seja esquecida ou fique incompleta.

Gerenciar o tempo, então, aplica-se na possibilidade de cumprir todas as atividades que cabem a um colaborador. Também, na gestão do tempo diário e semanal e como ele começa e encerra seu dia. Por exemplo, quais são as atividades que fará logo no início da jornada e quais devem ser cumpridas por último. Outro ponto interessante é ter um tempo médio para cada atividade. Nesse caso, considere que se estabelece que um relatório leva X minutos para ser gerado.

E não é só isso. O gerenciamento de tempo também depende das atividades de outros colaboradores, do trabalho em equipe e de como essa ação se somará a outras para ter um resultado final satisfatório. Em caso contrário, o que pode se ter é um colaborador que gere bem seu tempo, mas que não vê isso nos demais. Assim, sua atividade, mesmo que cumprida, pode se tornar inútil naquele momento, eis que não conta com outras ações importantes. Mas como, então, fazer essa gestão de modo satisfatório? Para isso, continue lendo e veja dicas de como colocar o gerenciamento de tempo em prática.

Como melhorar o gerenciamento de tempo das equipes de atendimento?

Confira, nos itens que seguem, dicas de gestão de tempo que ajudarão o gestor, os colaboradores e a equipe, enquanto ente coletivo, nas atividades e bons resultados do dia a dia.

Tenha um plano com entregas para melhorar o gerenciamento de tempo das equipes de atendimento

Uma boa maneira de fazer o gerenciamento de tempo é por meio do estabelecimento de planos de entregas. Com isso, desde logo os trabalhadores sabem até quando precisam apresentar o resultado de suas ações. Aqui um bom investimento é um sistema de gerenciamento de projetos. Nele é possível visualizar de modo claro quais são os pontos de entregas, prazos e responsáveis por eles.

Ouça a equipe

Além de compartilhar o plano com entregas com sua equipe, é importante que o gestor também ouça os colaboradores que a compõem. Dessa forma é possível alinhar questões, encontrar melhores soluções e otimizar o tempo. Busque trabalhar com expectativas, e não com prazos fixos Uma boa ideia é trabalhar com expectativas e não com prazos fixos. Mas como assim? Por exemplo, considere que ao invés de falar que até o dia X do mês Y precisa de uma atividade pronta, coloque que a expectativa é que ela se realize em X dias ou semanas. Isso dá flexibilidade às equipes sem criar espaço para procrastinação e mal uso do tempo.

Cultive o trabalho em equipe

O trabalho em equipe é essencial para que haja um bom gerenciamento de tempo. Afinal, este depende da soma de trabalhos e atividades dos colaboradores. E quando eles entendem isso, a gestão se torna mais efetiva.

Conte com um sistema de controle de jornada para melhorar o gerenciamento de tempo das equipes de atendimento

Um sistema de controle de jornada também é importante para o gerenciamento de tempo. Ele é que determina o cumprimento da jornada contratual, bem como gerencia eventuais necessidades de elastecimento das horas de trabalho. Além disso, traz importantes dados e constatações sobre a jornada e a gestão de tempo. Por exemplo, a necessidade constante de trabalho extraordinário indica que um colaborador ou está sobrecarregado, ou, então, não gerencia bem seu tempo. E a partir disso, então, surgem possibilidades de ajustar tais arestas de modo que a gestão de tempo melhore. Nesse caso, considere utilizar a plataforma digital de controle de ponto.

Ela é prática, simples e segura. Pode ser utilizada na sede empresarial e, também, por trabalhadores em trabalho externo ou em home office. Além disso, ela ajuda o RH na medida em que realiza automaticamente atualizações e cálculos sobre a jornada.

Melhore a comunicação interna

Estima-se que trabalhadores percam 15% do seu tempo de trabalho em comunicações ineficazes. Isto é, buscando informações que deveriam estar disponíveis para a equipes, bem como tentando se comunicar com os demais colaboradores. É o famoso caso da reunião que poderia ser evitada por um simples e-mail. Ou, então, do caso em que um colaborador concentra (injustificadamente) informações que são cruciais para o trabalho dos demais. Desse modo, a comunicação interna é indispensável para o melhor gerenciamento de tempo e uso do tempo disponível.

Invista em um sistema de atendimento

Por fim, nossa última dica para melhoria do gerenciamento de tempo é investir em um sistema de atendimento. Enquanto todas as demais dicas serviam para as mais diversas equipes, esta é essencial para a equipe de atendimento. Muitas das dúvidas e tentativas de comunicação do público com a equipe de atendimento se repetem. Isto é, referem-se aos mesmos questionamentos. Por isso, é possível automatizar tais atendimentos. Não apenas isso, mas também concentrá-los em um só local. Por mais que a sua empresa conte com diversos canais de comunicação (e-mail, redes sociais, telefone) é possível automatizar respostas automáticas e somente quando necessário direcionar o atendimento para um colaborador.

Dessa maneira, otimiza-se o tempo dos colaboradores, bem como é possível melhorar o atendimento ao público.